Bratislava 13. októbra (OTS) - Platitelia DPH budú pri vybraných tuzemských transakciách vystavovať faktúry v štruktúrovanom formáte a firmy aj ďalšie dotknuté organizácie musia byť pripravené ich prijímať. Pre podniky, ktoré spracúvajú väčšie množstvo dokladov, to znamená jediné: zistiť včas, čo bude potrebné zmeniť v ich systémoch a každodennej prevádzke.

Faktúra vytvorená v počítači a odoslaná e-mailom ako PDF dnes nikoho neprekvapí. Od budúceho roka však pri transakciách, na ktoré sa nová povinnosť vzťahuje, samotné PDF stačiť nebude. E-faktúra má podobu štruktúrovaných dát, ktoré môžu systémy odosielateľa a príjemcu automaticky spracovať. Na jej doručenie slúži sieť Peppol a poskytovateľ doručovacej služby, na Slovensku známy ako „digitálny poštár“.

Na prvý pohľad ide o zmenu formátu a spôsobu doručenia. Vo firme však faktúra prechádza celým radom krokov: vzniká v podnikovom systéme, nadväzuje na objednávku či dodávku, schvaľuje sa, účtuje a archivuje. Nová cesta musí do týchto procesov zapadnúť. Navyše cez Peppol nebude prechádzať každá faktúra, takže firmy budú súbežne pracovať aj s dokladmi spracúvanými doterajším spôsobom.

Digitálny poštár je len časť riešenia
Vybrať si poskytovateľa doručovacej služby je dôležitý krok. Pred firmou však stoja aj ďalšie otázky. Dokáže jej ERP vytvoriť faktúru v požadovanej dátovej štruktúre? Dokáže spracovať údaje z prijatej e-faktúry a priradiť ich k správnemu dodávateľovi, objednávke alebo účtovnému záznamu? A kto sa dozvie, že doklad obsahuje chybu alebo nebol doručený?

Odpovede závisia od používaného systému aj od toho, ako má firma fakturáciu nastavenú. Podniku s jednoduchým procesom môže stačiť priamočiarejšie napojenie. Spoločnosť s rozsiahlym ERP, niekoľkými úrovňami schvaľovania a veľkým objemom dokladov bude spravidla potrebovať aj úpravy procesov, mapovanie dát a dôkladné testovanie prijatých aj vydaných faktúr.

Práve na rozdielne potreby firiem reaguje riešenie spoločnosti Algotech. Zákazníkom využívajúcim Oracle JD Edwards alebo Oracle E-Business Suite ponúka priame napojenie na existujúce ERP procesy. Pre firmy s inými podnikovými systémami má Algotech pripravené univerzálne riešenie, ktorého rozsah možno prispôsobiť ERP systému, ktorý už firma používa.

Od dát v ERP až po doručenie faktúry
Algotech pokrýva obe strany fakturácie. Pri vydaných dokladoch zabezpečí prípravu dát z ERP, vytvorenie požadovaného XML dokumentu, kontrolu jeho správnosti a odovzdanie na doručenie prostredníctvom siete Peppol. Pri prijatých faktúrach rieši prevzatie dát, ich spracovanie a napojenie na procesy zákazníka. Súčasťou riešenia môže byť aj sledovanie stavu dokladov, práca s prílohami a upozornenia na chyby.

Spoločnosť Algotech pôsobí aj ako poskytovateľ doručovacej služby. Firma tak môže zveriť jednému partnerovi napojenie svojho systému aj technickú stránku výmeny e-faktúr. Jednotlivé časti riešenia možno zároveň využiť samostatne, ak už má zákazník niektoré kroky zabezpečené.

„Pri e-faktúre nejde len o to dostať dokument z bodu A do bodu B. Firma potrebuje vedieť, že údaje správne prešli jej systémom, daňový doklad spĺňa požadovaný formát a prípadnú chybu môže včas vyriešiť. Preto začíname pri konkrétnom procese zákazníka, nie pri univerzálnom návode pre všetkých,“ hovorí David Kazda, CSO spoločnosti Algotech.

Rozhodne každodenná prevádzka
Vytvoriť jednu správnu elektronickú faktúru je začiatok. Skutočnou skúškou budú bežné pracovné dni: väčšie objemy dokladov, prílohy, opravy, odmietnuté faktúry a súbeh novej a doterajšej cesty spracovania. Ak niektorý doklad neprejde, firma musí rýchlo zistiť prečo a chybu napraviť.

Tu je výhodou riešenie, ktorého jednotlivé časti na seba nadväzujú od ERP až po doručenie. Zákazník má prehľad o tom, čo sa s faktúrou deje, a jedného partnera, ktorý zodpovedá za prepojenie jednotlivých častí. Dobre nastavená výmena štruktúrovaných dát navyše môže obmedziť ručné prepisovanie, znížiť chybovosť a zrýchliť spracovanie dokladov.

Príprava sa začína zmapovaním súčasného stavu: aké faktúry firma vystavuje a prijíma, kadiaľ prechádzajú a ktoré z nich sa budú po novom vymieňať cez Peppol. Na to nadväzuje návrh potrebných úprav, prepojenie systémov a otestovanie celého postupu vrátane situácií, keď je faktúra chybná alebo odmietnutá.

Ako je na e-faktúru pripravený váš systém? Algotech s vami prejde súčasný spôsob fakturácie a navrhne riešenie zodpovedajúce vášmu ERP aj objemu dokladov. Vďaka tomu budete vedieť, aké kroky je potrebné stihnúť pred januárom 2027. Viac informácií nájdete na www.algotech.cz.